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ToDo erledigt: @Toodledo App grad auf Pro-Account upgegraded

Ich arbeite gerne mit ToDo Listen, weil ich das imaginäre Geäusch eines quietschenden Flipchartmarkers mag, der ein erledigtes ToDo abhakt :) Aber auch weil mir ständig neue Ideen kommen, mir Sachen einfallen die erledigt werden müssen, die aber direkt wieder von dem übernächsten Schritt des aktuellen Projekts überholt und verdrängt werden. Also habe ich ständig Angst etwas zu vergessen. Die Gelassenheit zu sagen “Wenn ich’s vergesse war’s wohl nicht wichtig” fehlt mir noch. Also feile ich ständig an einer Lösung, wie ich meinen Kopf frei und meinen Workflow optimiert bekomme. Eine aus Selbsterkenntnis entstandene Vereinfachung von David Allens Getting Things Done Methode (die mir gelinde gesagt zu sperrig und unflexibel auf Dauer war).


Toodledo iPhone App

Dabei habe ich mittlerweile irre viele Apps ausprobiert: GoogleTasks kann zu wenig, Things ist zu teuer, TheHitList wird leider nicht weiter entwickelt, Remember The Milk sieht super aus, kann mir aber für das Geld zu wenig und iPhone Apps sind meist nur aufs Telefon beschränkt und exportieren ist wahnsinnig umständlich…

Endlich habe ich meine ToDo Anwendung gefunden :) Nach 2 Wochen testen der freien Version von Toodledo. Auf ori10k haben sich ungefähr 80 oder 90 ToDos während der 50 Tage Fahrt angesammelt und zu Hause ging es gleich mit Terminen und Projekten weiter, die alle verwaltet und geplant werden wollen und Toodledo pro hat für 11 EUR im Jahr jetzt das Rennen gemacht. Die Free Version lässt uneingeschränkt nutzen, für die 11 EUR im Jahr gibt es einfach noch ein paar coole Features, die mir genauso wichtig waren, wie ein klasse Projekt zu unterstützen.

Die Sache ist die: Ich arbeite momentan mit 4 Geräten. MacBook pro, iPhone, Windows-Rechner und Zettel und Stift (was quasi in eine unendliche Zahl von Geräten mündet). Und auf allen Geräten hatte ich was anderes installiert. Das hat genervt. ToodleDo synchronisiert nun ständig alle Geräte und ToDo Apps sodass ich immer weiß was wann wie warum zu tun ist.

Auf dem iPhone kontrolliere ich täglich was ich machen muss und plötzliche Einfälle, Ideen und zu erledigendes Zeug hämmer ich direkt in die ToDo Liste. Das Sortieren, Organisieren und Planen der Aufgaben mache ich mit dem MacBook oder auch als Nebenbeschäftigung mit dem iPhone auf dem Sofa. Mit dem Windows Rechner will ich nur hin und wieder auf die Daten zugreifen. Toodledo ist eine Webapp, auf die ich außerdem von jedem beliebigen Rechner drauf komme. ToDo-Wolke halt.

Auf dem iPhone habe ich mit dem Kalender, der Notizanwendung und bei ganz dringenden täglichen Sachen mit dem Wecker und seinen Beschreibungen gearbeitet. Dazu einige freie und kostenpflichtige ToDo Apps ausprobiert. Keine davon war wirklich befriedigend. Die einzige Alternative hätte Things mit App sein können, dann wären zum Preis von 60 EURO aber die Windwoskisten und der Zugriff von fremden Rechnern raus gewesen.

Neue Tasks und Notizen kann ich per Textdatei reinhauen. Jede Zeile ist dabei ein neues ToDo. Das ganze auch per E-Mail oder via Twitter. Von der iPhone App aus gleich strukturiert nach Kontext, Ordner und Subtask und mit Deadline versehen. Auch für Firefox gibt es ein Addon mit dem ich aus der Adressbar neue Aufgaben hinzufügen kann:

Die Programmierer von Toodledo haben so ziemlich alles an Datenfeldern erschlagen, was man aus diversen Produktivitäts- und Zeitmanagementmethoden so kennt: Kontext, Ordner, Zeit, Wichtigkeit, Ziel, Wiederholung für Aufgaben und und und:

Der Vorteil von diesen ganzen Feldern sind die sortierten Darstellungen. Wenn ich einen Kontext “E-Mail”, “Telefon” und “außer Haus” anlege, ordne ich alle Todos bei denen ich Mails schreiben oder den Telefonhörer in die Hand nehmen muss diesen Kontexten zu. Ich bin nun jemand, der einige Zeit braucht, um in einen bestimmten Arbeitsflow zu kommen. Wenn ich erstmal schreibe, will ich schreiben. Wenn ich endlich dazu durchgerungen habe zu telefonieren, finde ich Spaß dran und will weiter telefonieren. Also kann ich mir jetzt in Toodledo alle ToDos anzeigen lassen, die mit telefonieren zu tun haben und ich telefoniere diese in einem Schwung ab, auch wenn da noch “außer Haus” Termine mit höherer Prio sind. Aber es würde keinen Sinn machen zu telefonieren, loszufahren um etwas zu erledigen (auch wenn die Deadline noch nicht erreicht ist) dann wieder zu kommen und mich wieder in den Telefonmode zu versetzen. Ich clustere Aufgaben also.

Die weiteren Tools, Eingabe- und Verwaltungsmöglichkeiten schaut Ihr Euch am besten selber auf der Seite bei Toodledo an, ob Euer Gerät oder Kalenderformat (Outlook, Google Calendar, iCal…) dabei ist. Aber wenn Ihr nicht grade noch mit nem Apple Newton arbeitet sollte es eine Lösung geben :)

Ach ja: Wer jetzt sagt “Ich steh aber immer noch auf Papier und will meinen Filofax nicht wegschmeißen!” – ToodleDo bietet eine Druckfunktion in Listen zum falten:

So kann man seine ToDo Liste sogar Offline auf toten Bäumen nutzen und Ja, ich mache das auch manchmal – aber nur, damit ich den quietschenden Flipchatmarker zum Einsatz bringen kann :)

Mit den Share-Funktionen und Zuständigkeitsfeldern läßt sich Toodledo auch zum Projektmanagementsystem für kleine Gruppen umbiegen und ToDos verteilen. Zu der Funktionalität kann ich allerdings nichts sagen.

Toodledo hat auf dem iPhone auch gleich eine Erinnerungsfunktion. Und eine Notizfunktion. Erschlägt also die Features aller drei iPhone Standardapps, die ich wollte. Mit dem Pro Account kann ich jetzt Tasks zu Projekten gruppieren, um sie in der passenden Reihenfolge abzuarbeiten.

Der Scheduler hilft mir passende Zeitslots zu finden, wenn ich mal 2 Stunden langeweile habe und die sinnvoll füllen will :).

Die Statistikseiten erinnern mich genauso dran, so langsam mal die überfälligen Aufgaben, die ich inflationär auf ein Datum gekloppt habe abzuarbeiten oder umzuorganisieren:

Ich kann Toodledo uneingeschränkt empfehlen, v.a. weil Ihr die Anwendung unbegrenzt und mit allen wichtigen Funktionen testen könnt. Alles was Geld kostet, ist einfach nur nettes Beiwerk on Top aber nichts kritisches. Aber: Die Zeit zum Testen und Einarbeiten braucht man auch. Toodledo ist nicht ganz so eingängig wie andere Apps, dafür kann es aber auch viel mehr.

Das was sich Toodledo nun nur noch leisten sollte, wäre ein Designer, der das ganze mal aus diesem 90er Jahre OpenSource Look rausholt. Errinert mich stark an PHP-Project oder theHorde. Hübsch is was anderes Kollegen :) Aber manchmal followed form ja wirklich function :)

Weitere Erfahrungsberichte findet Ihr hier, hier, hier, und hier.

Als nächstes kommt dann meine favorisierte Notizen App :)

The Hitlist für Getting Things Done auf dem Mac

Im letzten Mac Heist Bundle war als Zugabe auch The Hit List mit drinne. Ein GTD – Getting Things Done Tool um Aufgabenlisten zu erstellen und zu verwalten.

Heute habe ich es zum ersten Mal ausgepackt und probiert. Bin begeistert!. Things hatte ich schonmal als Beta angestet, aber das war nix für mich.

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Ich finde es angenehm, weil das Tool mir hilft den Kopf frei zu halten, Aufgaben zu sammeln, die andere mir stellen und die ich mir selbst auferlege und den Überblick zu behalten.

Notizen und Zusatzinfos lassen sich prima erfassen und so könnte sich THL bald zu einem zentralen Wissenspeicher für mich entwickeln.

Die Bedienung ist sehr tastaturorientiert, man kann seine Aufgaben reinhacken, ohne großartig Buttons drücken zu müssen. Mit / werden Tags angelegt, Verknüpfungen mit @, ein T setzt den Task auf TODAY, ein TO auf tomorrow usw.
Sehr intuitiv und durchdacht. Das Tutorial für die Benutzung ist auch gleich die erste Liste, die per default angelegt ist.

Das einzig Dumme, was mir an der Bedienung aufgefallen ist: Zwischen der Listen- und Aufgabendetail-Ansicht wechselt man mit Apfeltaste und 1 und 2 hin und her. Wenn man Spaces aktiviert hat, geht das natürlich nach Gutsherrenart in die Buchse. Da hat einer nicht mitgedacht, oder ich was falsch verstanden (was ich ja auch nicht kategorisch auschliessen will *g*)

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Aus den eingegebenen ToDos ergeben sich dann Listen, die in Ordnern einsortiert werden können. Klicks auf die Ordner ergeben dann Übersichtslisten nach bestimmten Topics (den Ordnern) gruppiert. Dazu gibt es dann noch die “intelligenten Ordner” vergleichbar mit intelligenten Playlisten bei iTunes. “Zeige alle Todos mit dem Tag SOUNDSO an, die zwischen DEM und DEM Datum liegen und bereits Archiviert wurden…

Die Todos werden auf Wunsch per Tag mit iCal gesynct und können von da aus schonmal ins iPhone übertragen werden. Eine eigenständige iPhone Application ist nämlich noch in Arbeit, aber aktuell nicht erhältlich. Nicht weiter schlimm, denn The Hit List kann auch ganz mit Task per Copy&Paste oder Drag&Drop gefüttert werden. Einfach die Liste von Aufgaben, die man übernehmen möchte markieren, rüberziehen und in der Inbox (oder beliebigen anderen Liste) loslassen: ZACK macht THL aus jeder Zeile eine Aufgabe. Saugeil! ALso notier ich mir alle ToDos im Handy, schick sie als Mail an mich selbst und füge sie dann ein. Einfacher gehts nicht.

Bilder und Dateien werden in der Detailansicht von Notizen noch als Links angezeigt – ohen Vorschau. Ich hoffe, das wird noch nachgepflegt.

Besonders cool:200904292117.jpg
Die Stechuhr. Zu den einzelnen Tasks kann man mit STRG+B eine Uhr anschmeissen, die während der Bearbeitungen des Tasks die Zeit stoppt, so daß man hintehrer einen Überblick bekommt, wie lange man eigentlich an welcher Aufgabe gesessen hat.

Systemweiten Shortcut festlegen, um schnell mal einen ToDo einzugeben. Dieser landet standardmäßig direkt in der Inbox, es lassen sich aber auch andere Listen angeben. Start- und Endzeit und Dauer kann man angeben.

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Sympathisch ist, das The Hit List in seinem Blog auf die Macher von Things hinweist, die an dem gleichen Problem zu knacken hatten, dass sie mit den wiederkehrenden Tasks hatten.

Am Wochenende werde ich mal meine ganzen Notizbücher durchackern und die Irgendwann-Erledigen Projekte Liste vollmachen. Dann berichte ich nochmal ;) Bis jetzt bin ich jedenfalls schwerstens begeistert über das Tool.

Arne hat’s in sienem Tüdelkram auch probiert, bei Suberapps haben sie the hit list mit things verglichen